La planificación y organización de una fiesta de cumpleaños infantil puede resultar una tarea de lo más abrumadora, pero no lo será si se divide en tareas más pequeñas. En estos casos lo más importante es la organización. Para ayudarte con la planificación de tu próxima fiesta de cumpleaños infantil te hemos preparado un cronograma de planificación.
Cuándo enviar las invitaciones, elegir el emplazamiento y realizar el resto de tareas de la fiesta.
A la hora de organizar una fiesta de cumpleaños infantil puedes conformarte con una fiesta estándar en un salón de celebraciones especializado, en el que todas las fiestas son iguales o puedes planear una fiesta única totalmente personalizada.
Si prefieres que tu fiesta de cumpleaños infantil sea personalizada, te presentamos un cronograma para que la planifiques de una forma fácil y estructurada, todas las tareas y microtareas que conlleva organizar este tipo de fiestas. Te proponemos una línea temporal en la que se reparten todas estas tareas en un orden lógico, con el fin de ser lo más operativos posibles.
Este planning abarca desde las semanas y días previos a la fiesta hasta la fiesta en sí. Si te guías por él tu fiesta debería desarrollarse sin problemas.
Previamente a la celebración de la fiesta.
De 6 a 8 semanas antes de la fiesta de cumpleaños
- El primer paso es elegir un tema para la fiesta. Para conseguir el tema en el que basar tu fiesta de cumpleaños infantil temática tienes diferentes opciones: puedes sentarte con tu hijo/a para debatir sobre el tema o prestar especial atención a sus juegos, lecturas y aficiones para elegir un tema «sorpresa» sin que él o ella intervengan. Te puede resultar de gran ayuda Pinterest, seguro que encontrarás miles de ideas.
- Tormentas de ideas sobre el tema de la fiesta. Una vez tengas el tema de la fiesta crea una lista en papel o en tu móvil (por si se te ocurre alguna idea cuando estás fuera) con ideas para incorporar en la decoración, el photocall, la tarta, obsequios y otros detalles de la fiesta.
- Elige la fecha para celebrar el cumpleaños.
- Reserva el lugar donde se va celebrar. Si optas por un emplazamiento externo debes cerrar la fecha con la empresa. Otras opciones interesantes son parques, fincas, piscinas, etc.
- Invitaciones. El diseño de las invitaciones debe reflejar el tema de la fiesta. Puedes encargar tus invitaciones personalizadas ya impresas o imprimibles. Si optas por hacerlas tú deber comprar los materiales. Prepara invitaciones en formato digital para enviar por whatsapp y en formato físico para que el o la protagonista las repartan a sus amigos y familiares, le encantará. Asegúrate que incluyan la hora de inicio y finalización de la fiesta, tu número de teléfono y las instrucciones para llegar al lugar de la fiesta.
- Presupuesto. Para todo tipo de fiesta debemos establecer un presupuesto previo orientativo para que no se nos vaya de las manos.
- Invitados. Ve preparando una lista previa de invitados, de esta forma podrás ir añadiendo personas de forma que no se te olvide nadie.
- Regalos. Empieza a planificar los regalos para el cumpleañero/a, busca ideas, compara precios y sobre todo asegúrate de los plazos de entrega.
De 3 a 5 semanas antes de la fiesta de cumpleaños.
- EL Photocall para el cumpleaños. Contrata el photocall personalizado para la fiesta de cumpleaños temática.
- El recinto. Visita el lugar donde vas a celebrar la fiesta para planificar la distribución del Photocall de cumpleaños, los diferentes elementos decorativos, actividades y atrezzo.
- Enviar las invitaciones. Es el momento de hacer llegar a los asistentes sus invitaciones para que reserven la fecha y tengan tiempo de planificar sus tareas y compras.
- Decoración. Compra los artículos de la fiesta, adornos genéricos, artículos con la temática de la fiesta, etc., por ejemplo, si la temática de la fiesta es el lejano oeste, compraremos elementos de atrezzo para los invitados como sombreros vaqueros, estrella de Sheriff, cartucheras, plumas, etc. Si dejas tus compras para los últimos días te arriesgas a no encontrar los productos que necesites que no tengan suficientes existencias, etc. Si lo haces con antelación puedes encargarlos fuera si no los encuentras localmente.
2 semanas antes de la fiesta de cumpleaños.
- Detalles para invitados. Encarga los detalles para tus invitados, ten en cuenta que si los quieres personalizados seguramente necesites algo más de plazo.
- Atrezzo y actividades. Completa la decoración de tu fiesta de cumpleaños infantil con diferentes elementos de atrezzo, por ejemplo, para una fiesta de temática espacial podremos usar pelotas y balones caracterizados como planetas, también podrían integrarse algunos «marcianos», armas «láser» etc. Estos elementos de atrezzo también pueden formar parte de las distintas actividades y juegos de la fiesta.
- El menú. Idea y decide el menú, lógicamente, este no debe ser muy elaborado, deja volar tu creatividad y personalízalo con la temática de la fiesta.
- La tarta. Si optas por una tarta especialmente diseñada para la fiesta, por ejemplo para una fiesta de cumpleaños de temática espacial, la tarta podría tener forma de cohete. Para este tipo de productos como mínimo la pastelería necesitará un plazo de dos semanas, aunque este puede variar en función de la demanda que tenga la empresa. Si por el contrario eliges una tarta algo más convencional el plazo se reduce a la mitad.
- Fondo para la mesa dulce. Completa la decoración de tu fiesta de cumpleaños infantil con un fondo para la mesa de dulces – Candy bar totalmente personalizado.
- Alternativa al menú y la tarta. Asegúrate de tener alguna alternativa para los invitados con necesidades especiales como por ejemplo veganos, con alergias o intolerancias alimentarias, las más comunes son a la lactosa, a frutos secos y al gluten.
- Actividades y juegos. Decide si vas a contratar alguna empresa de animaciones o qué tipo de actividades y juegos formarán parte de la agenda de la fiesta. Esta opción puede conllevar nuevas compras con los suministros necesarios.
3 a 7 días antes de la fiesta
- Confirmar la asistencia. Llama a los invitados que no hayan confirmado su asistencia.
- Animación. Si has optado por un animador confirma la hora y asegúrate de que conozcan el lugar donde se celebrará la fiesta.
- Planifica la fiesta. Escribe una agenda aproximada de cómo quieres que transcurra la fiesta.
| Horas | Concepto |
|---|---|
| 0:00 a 0:15 | Llegan los invitados |
| 0:15 a 0:30 | Degustación de entremeses y bebidas |
| 0:30 a 0:45 | Sesión de fotos en el Photocall |
| 0:45 a 1:10 | Juegos y actividades programadas |
| 1:10 a 1:15 | Cantamos el Feliz cumpleaños y comemos la tarta |
| 1:15 a 1:30 | Apertura de regalos (y desmadre) |
| 1:30 a 2:15 | Juegos y actividades programadas |
| 2:15 a 2:30 | Despedidas |
2 días antes de la fiesta
- Menú. Si te encargas del menú de la fiesta es el momento de comprar los ingredientes y preparar los elementos del menú que no sean perecederos. Si optas por unas pizzas (nunca es una mala idea) haz el pedido, especificando la hora y el lugar de entrega.
- Regalos: Envuelve los regalos de cumpleaños de forma creativa y con papel acorde con la temática de la fiesta.
- Mascotas. Si la fiesta de cumpleaños se va a celebra en casa y tienes mascota intenta que algún vecino o amigo se encargue de ella durante la fiesta, de esta forma será menos estresante para los animales y muy útil si alguno de los invitados tiene alergias o miedos.
- Menaje. Compra el menaje propio de la fiesta, como platos, servilletas, vasos, vajillas, palillos, velas de cumpleaños, lo ideal es que su diseño esté en concordancia con la temática de la fiesta, aunque sin no es posible, al menos dentro de una misma variedad cromática, ¿te imaginas unos platos de Hello Kitty en una fiesta de temática Fornite?.
El día antes de la fiesta
- Material gráfico. Asegúrate de tener bien cargadas las baterías de las cámaras de foto y video.
- Material audiovisual. Si se van proyectar películas asegúrate de contar con ellas en formato físico o digital.
- Decoración y limpieza. Realiza los trabajos de decoración de tu fiesta, como colocar carteles de bienvenida, el fondo del candy bar, el photocall, pancartas, atrezzo, etc. Una vez terminado asegúrate que queda limpia el área de la fiesta y configura el resto de elementos de la fiesta como poner la mesa dulce, preparar accesorios para los juegos de la fiesta o el menaje para el buffet, de esta forma podrás rellenar con la comida justo antes de comenzar la fiesta.
- La tarta. Si has optado por realizar tú la tarta, ahora es el momento de ponerte manos a la obra. Si por el contrario lo has encargado a tu pastelería de confianza, llámales y confirma el estado del pedido.
El mismo día de celebración de la fiesta.
La mañana de la fiesta
- Menú. Confirma con tu proveedor la entrega de las pizzas u otro tipo de comida encargada con antelación.
- Cocina. Termina las elaboraciones de los producto que vas a cocinar tú.
- Mascota. Deja tu mascota en la casa del vecino o amigo de confianza.
- Tarta. Si has encargado la tarta a tu pastelería de confianza recógela o confirma la hora de entrega.
- Decoración. Es el momento de añadir los globos y completar la decoración de la zona de fiesta, así como el atrezzo para los invitados.
- Actividades. Configura los juegos u otras actividades que habías planificado para tu fiesta de cumpleaños.
- Señalización. Coloca el cartel de bienvenida y añade globos a la puerta principal para ayudar a los invitados a encontrar la casa.
Justo antes de que comience la fiesta de cumpleaños infantil
El protagonista. Una buena práctica en la organización de un cumpleaños infantil es que el protagonista no esté presente en los preparativos de la fiesta, de esta forma conseguiremos un efecto sorpresa. Lo ideal es alejarlo de la zona de la fiesta hasta justo antes de empezar.
Comida. Prepara la comida y las bebidas.
Sonido ambiental. Pon algo de música de fondo, a un volumen apropiado que no interfiera en la comunicación.
Velas. Asegúrate que las velas y el encendedor están a mano en un lugar fácil de encontrar para cuando llegue el momento de cantar «Feliz cumpleaños».
Cámaras. Coloca las cámaras en un lugar de fácil acceso pero a salvo de posibles accidentes, ten en cuenta que el recinto estará lleno de niños.
Después de la fiesta de cumpleaños infantil
- Limpieza. Limpia la casa o el área de la fiesta.
- Alquileres. Devuelve cualquier equipo alquilado.
- Abono de facturas. Paga las facturas de los alquileres de equipo, el establecimiento, a los animadores, etc.
- Reciclar. Todo el papel de regalo y cualquier papel o cartón que se pueda reciclar debe ir al contenedor azul.
- Agradecimiento. Escribe unas palabras de agradecimiento por la asistencia a tus invitados y envíales las fotos de sus hijos tanto las del momento photocall como aquellas disfrutando durante el cumpleaños.
- Mascota. No olvides recoger a la mascota! Tu vecino y tu mascota te lo agradecerán.
Si quieres que tu mesa de dulces quede perfecta sigue esta pequeña guía para saber Cómo organizar una mesa de dulces para un cumpleaños infantil fácilmente
